Zettelwirtschaft adé
Digitales Archiv für zentrales Dokumentenmanagement
Digitale Dokumente jederzeit und an jedem Arbeitsplatz abrufen können - mit dem office:archiv ist das papierlose Büro nicht mehr länger eine Utopie. Einfach alle Dokumente digitalisieren, Aktenberge minimieren und keinen Papierstau im Drucker haben. Dies führt nicht nur zu einer Kostensenkung, sondern erhöht die Sicherheit und führt zu einer optimierung der Organisation.
Effizientes Dokumentenmanagement mit office:archiv
Effizientes Dokumentenmanagement
Dokumente wie Lieferscheine, Wiegescheine, Rechnungen, etc. werden einfach und schnell innerhalb des Unternehmens abgelegt, revisionssicher archiviert und können schnell und übergreifend wieder gefunden werden. Die Suche nach Dokumenten und hohen Papiestapel ist damit Geschichte.
Revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente – unabhängig davon, wo sie entstehen – werden im rona:archiv abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und Emails aus den Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus rona:office.
Integrierter Vorgangsmanager
Mit dem integrierten Vorgangsmanager können Geschäftsprozesse abgebildet und Dokumente entsprechend automatisiert gelenkt werden. Benutzer können bei Bedarf festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.
Zentrale Ablage
Sämtliche Dokumente werden mit einer Vorgangsnummer versehen und können somit eindeutig identifiziert werden. Diese Nummer kann in Form eines Barcodes vom Scanner direkt gelesen und das eingescannte Dokument automatisch dem Vorgang zugeordnet werden. Danach werden diese Dokumenten im System sortiert und in Archiven bei gleichzeitiger Zuordnung passender Schlagworte in einem zentralen Datenpool abgelegt. Die integrierte Beschlagwortung stellt sicher, dass die Dokumente später auch wieder auffindbar sind.
Integration
Vollständig in rona:office integriert sind die Archivsyteme von Kendox und Docuware. Weitere Systeme können über die standardisierte Archiv-Schnittstelle angebunden werden.
