Die DSGVO ist da!

Auch rona:systems hat sich natürlich intensiv mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auseinandergesetzt, welche Anpassungen erforderlich sind und was die neue DSGVO für unsere Kundenbeziehungen bedeutet.

Für jedes Unternehmen zieht die DSGVO einen großen Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand nach sich, angefangen von angepassten Verfahrensverzeichnissen bis hin zur neuen Datenschutzerklärung auf der Webseite und in den Verträgen. rona:systems hat hier seine Hausaufgaben gemacht.

Auf Applikationsebene wurde bereits in rona:office entsprechende Funktionen implementiert, welche den Abschluss einer Auftragsverarbeitung mit Kunden vor anstehenden Geschäftstätigkeiten prüft und Stammdaten auf Knopfdruck pseudonymisiert.

Nachfolgend listen wir die verschiedenen Angebote von rona:systems auf und erklären, was dies für Sie aus datenschutzrechtlicher Sicht bedeutet.

1. lokale Anwendungen
Für rona:systems Kunden, welche unsere Produkte rein lokal ohne von rona:systems gehostete Anwendungen/Funktionen nutzen, ändert sich nichts. Es bietet sich jedoch an, dass Sie Ihre Kunden über die Datenverarbeitung und die verwendete Software aufklären.

2. gehostete Anwendungen
rona:systems verarbeitet unter Umständen Ihre personenbezogenen Daten oder die Ihrer Kunden in den folgenden von rona:systems gehosteten Anwendungen und Funktionen:

• rona:mobile Lieferscheine, Hofliste, rona:sales
• rona:map
• rona:portal
• rona:shop
• rona:speditionsportal
• rona:ecofleet communication (Rubicon)
• rona:route it (Routenoptimierung in rona:office)
• rona:wiki

In diesen Fällen sind Sie verpflichtet nach § 28 DSGVO einen Vertrag mit uns über die Auftragsverarbeitung (AVV) abzuschließen. Natürlich können die verschiedenen Anwendungen und Funktionen in einem AVV zusammengefasst werden. In diesem AVV vereinbaren wir Zugriffsrechte mit Ihnen und klären über die technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten auf. rona:systems stellt Ihnen einen Muster-AVV zur Verfügung. 

Wenn Sie mit uns einen AVV abschließen, müssen Sie Ihre Kunden nur darüber informieren, dass je nach Anwendung personenbezogene Daten durch einen Dienstleister verarbeitet werden, mit dem Sie einen AVV abgeschlossen haben. Weitere Angaben z.B. in Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie dazu nicht machen. Schließen Sie keinen AVV ab, stellt die Datenverarbeitung eine Übergabe personenbezogener Daten an Dritte dar, über die Sie den Kunden ausführlich informieren und eventuell eine Einwilligung einholen müssen. Sie sehen, ein AVV hat Vorteile und sichert Sie ab.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei Ihren weiteren internen Themen zum Datenschutz. Wir stellen Ihnen auf Anfrage ein Muster-Verfahrensverzeichnis zur Verfügung, um den Erstellungsaufwand für Sie zu verringern. Dieses Verfahrensverzeichnis stellt lediglich eine beispielhafte Mustervorlage dar. Verfahrensverzeichnisse sind immer auf Ihre jeweilige datenschutzrechtliche Situation anzupassen. Für die Richtigkeit dieser Mustervorlage übernehmen wir daher keinerlei Haftung.

Zum Schluss noch ein paar Worte zur DSGVO. Wie Sie sicherlich gemerkt haben, ist viel Panik in der Öffentlichkeit entstanden, was man darf und was nicht. Diese Panik ist aus unserer Sicht und nach Gesprächen mit unseren Anwälten nicht begründet. Viele Anforderungen, wie das Verfahrensverzeichnis und die Auftragsverarbeitung gab es auch schon vor der DSGVO, nur waren die Verstöße nicht mit hohen Bußgeldern belegt. Die Informationspflichten rücken natürlich in den Mittelpunkt. Transparenz ist aber für den Verbraucher und für Geschäftskunden etwas Positives und wird sich auch im Wettbewerb bemerkbar machen. Bezüglich der Bußgelder geben die Datenschutzbehörden Entwarnung. Für eine gewisse Übergangszeit von einigen Monaten wird den Unternehmen Zeit gegeben, die Verpflichtungen einzuhalten. Auch danach wird es keine Bußgelder hageln, sondern jedem Bußgeld geht ein Anhörungsverfahren voraus, werden Hinweise gegeben und letztlich gilt auch der Ermessensgrundsatz bei der Bußgeldhöhe.

Sollten Sie Fragen zur Umsetzung der DSGVO haben oder zur Datenverarbeitung durch uns, rufen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne.